SPLOŠNA DOLOČBA
S tem pravilnikom Valvasorjeva knjižnica Krško (v nadaljevanju: knjižnica) podrobneje ureja razloge za uvedbo videonadzora, način uporabe videonadzornega sistema, ravnanje s posnetki in nadzor nad uporabo v objektu knjižnice ter druga vprašanja, povezana z izvajanjem videonadzora v knjižnici.
NAMEN VIDEONADZORA
Videonadzor dostopov v uradne poslovne prostore se uvede, ker je to potrebno za varnost ljudi in premoženja ter zaradi zagotavljanja nadzora vstopa v te prostore in izstopa iz njih. Zaradi omejenih kadrovskih kapacitet knjižnice teh namenov ni mogoče doseči na drugačen način brez uvedbe videonadzora. Videonadzor se izvaja v prizidku nove knjižnice na lokaciji Cesta krških žrtev 26, Krško.
Namen videonadzornega sistema v objektu knjižnice je:
- zagotavljanje varovanja in varnosti zaposlenih in obiskovalcev,
- zagotavljanje nadzora vstopa v knjižnico in izstopa iz knjižnice,
- varovanje nepremičnin in opreme v knjižnici.
Zbirka podatkov videonadzornega sistema vsebuje sliko, lokacijo, datum in čas posnetka.
Knjižnica ima vgrajen videonadzorni sistem za snemanje. Snemanje se izvaja tudi v času, ko knjižnica ne posluje.
Z videonadzorom se nadzira območje, ki zajema v pritličju glavni in stranski vhod, zunanjost knjižnice na enajstih točkah, vhod v službene prostore, vhod v čitalnico, prehod na odrasli oddelek, vhod v bralni kotiček in vhod v študijski oddelek ter v kleti območje pri dvigalu.
UPRAVLJANJE Z VIDEONADZOROM
Direktorica je pristojna za izdajo sklepa o videonadzoru, pisno obveščanje zaposlenih, in za objavo obvestila o izvajanju videonadzora.
Direktorica določi pristojnega delavca, ki je odgovoren za upravljanje z videonadzornim sistemom, pregledovanje posnetkov in vodenje dnevnika iz prvega odstavka 6. člena tega pravilnika. Nadalje direktorica odloča o upravičenosti vpogleda in dajanju informacij o posnetkih ter o shranjevanju posnetkov na prenosne medije.
Pristojni delavec knjižnice mora biti ustrezno usposobljen za upravljanje in uporabo videonadzornega sistema. Z napravami mora ravnati v skladu z varnostnimi in tehničnimi navodili.
Knjižnica za vsak vpogled ali uporabo posnetkov zagotovi možnost naknadnega ugotavljanja, kateri posnetki so bili obdelani, kdaj in kako so bili uporabljeni ali komu so bili posredovani, kdo je izvedel ta dejanja obdelave, kdaj in s kakšnim namenom ali na kateri pravni podlagi. Te podatke hrani v dnevniku obdelave dve leti po koncu leta, ko so nastali.
Pooblaščena oseba za vodenje dnevnika je opredeljena v evidenci dejavnosti obdelave.
Posnetki videonadzora se ob upoštevanju načel iz 5. člena Splošne uredbe in če ni zaznanih posebnosti, hranijo največ eno leto od trenutka nastanka posnetka.
Prenos posameznih dogodkov na prenosne medije lahko odobri direktorica, če oceni, da je potrebno zagotoviti dokazno gradivo v pritožbenem, odškodninskem, disciplinskem, kazenskem ali drugem podobnem postopku.
Videoposnetki se hranijo in varujejo skladno z veljavnimi predpisi.
Če videoposnetki določenega dogodka ali stanja kažejo na sum kaznivega dejanja, je treba o tem obvestiti policijo. Na zahtevo policije se posnetek izroči v tiskani obliki ali na prenosnem mediju.
Na zahtevo policije ali drugih pristojnih organov se posnetek izroči v tiskani obliki ali na prenosnem mediju, če je za to izkazana pravna podlaga in so izpolnjene druge zahteve, ki jih določa zakonodaja. Pri tem je treba zagotoviti podatke o tem, kateri posnetki, komu, kdaj in na kakšni pravni podlagi so bili posredovani.
OBVEŠČANJE O VIDEONADZORNEM SISTEMU
Pred pričetkom izvajanja videonadzora direktorica z elektronsko pošto obvesti vse zaposlene, da se izvaja videonadzor, s kakšnim namenom, kaj se snema ter kje in koliko časa se hranijo posnetki.
Knjižnica mora o videonadzoru obvestiti vse zaposlene in objaviti obvestilo, s katerim o izvajanju videonadzora obvesti tudi obiskovalce. Obvestilo o izvajanju video nadzora se vidno in razločno objavi na način, ki omogoča posamezniku, da se seznani z izvajanjem videonadzora in da se lahko vstopu v nadzorovano območje odpove.
Obvestilo iz prejšnjega odstavka poleg informacij iz prvega odstavka 13. člena Splošne uredbe vsebuje naslednje informacije:
- pisno ali nedvoumno grafično opisano dejstvo, da se izvaja videonadzor;
- namene obdelave, navedbo upravljavca videonadzornega sistema, telefonsko številko ali naslov elektronske pošte ali spletni naslov za potrebe uveljavljanja pravic posameznika s področja varstva osebnih podatkov;
- informacije o posebnih vplivih obdelave, zlasti nadaljnje obdelave;
- kontaktne podatke pooblaščene osebe (telefonska številka ali naslov e-pošte);
- neobičajne nadaljnje obdelave, kot so prenosi subjektom v tretje države, spremljanje dogajanja v živo, možnost zvočne intervencije v primeru spremljanja dogajanja v živo.
Namesto objave v obvestilu po drugem odstavku tega člena se obveščanje posameznika izvede na način, da knjižnica informacije iz prvega odstavka 13. člena Splošne uredbe in informacije iz 3. do 5. točke prejšnjega odstavka objavi na svoji spletni strani, na obvestilu iz prejšnjega odstavka pa objavi spletni naslov in QR kodo, kjer so te informacije dostopne.
TEHNIČNE ZAHTEVE VIDEONADZORNEGA SISTEMA
Sistem za videonadzor namesti in tehnično vzdržuje zunanji izvajalec, ki ima s knjižnico sklenjeno ustrezno pisno pogodbo.
Videonadzorni sistem je zavarovan pred dostopom nepooblaščenih oseb. Sistem, v okviru katerega se hranijo posnetki na snemalnikih, se nahaja v prostorih v kleti skladišča knjižnice, v zaklenjenem prostoru, do katere je omogočen dostop le pooblaščeni osebi. Monitor ni nameščen, namesti se le ob preverjanju izrednega dogodka. Možnost vpogleda nanj imajo zgolj delavci knjižnice, ki jih pooblasti direktorica.
Videonadzorni sistem je lahko v času, ko ni nihče prisoten v knjižnici, povezan s pooblaščenim zunanjim pogodbenim izvajalcem, ki mora imeti s knjižnico sklenjeno pisno pogodbo o obdelavi osebnih podatkov.
KONČNI DOLOČBI
Za izvajanje nadzora nad izvajanjem tega pravilnika je pristojna direktorica knjižnice.
Pri vseh vpogledih v videonadzorni sistem oziroma pri vseh posegih v ta sistem je treba upoštevati določbe veljavnih predpisov, ki urejajo varstvo podatkov, določbe tega pravilnika, določbe internega pravilnika knjižnice o varstvu podatkov in morebitno pogodbo o vzdrževanju videonadzornega sistema in tehnični podpori.
